Human Capital Management Menyentuh Talenta SDM

Mengurus sumber daya manusia (SDM) bukan pekerjaan mudah. Apalagi kalau perusahaan mempekerjakan ribuan, bahkan puluhan ribu karyawan. Bagaimana peranan TI dalam hal tersebut?

Tantangan pengelola SDM ke depan bukan lagi masalah administrasi kepegawaian, seperti mengurus gaji, lembur atau cuti karyawan. Setiap karyawan memiliki ambisi, talenta, skill dan kapabilitas yang berbeda-beda. Karenanya, menjadi tantangan bagi perusahaan untuk memberdayakan individu-individu ini agar bisa diarahkan untuk kepentingan bisnis perusahaan. Dalam hal ini, teknologi informasi (TI) bisa berperan penting untuk mencapai tujuan itu.

Pengelolaan SDM yang efisien berkat bantuan TI yang berdampak positif terhadap bisnis perusahaan ini dialami sendiri oleh Canada Post. Enam tahun lalu, penyedia layanan pos nasional yang sekaligus juga institusi ke enam terbesar dalam jumlah karyawan di Kanada, ini tengah mengalami tekanan yang begitu besar.

Persaingan bisnis kurir dengan perusahaan-perusahaan swasta, seperti United Parcel Service (UPS) dan FedEx pelan-pelan mulai menggeroti keuntungan Canada Post. Parahnya, sistem TI proprietary yang dimilikinya pun lamban dalam mengantisipasi perubahan bisnis yang begitu cepat di industri ini. “Pendapatan perusahaan mulai menyusut,” kenang Jamie Esler, general manager, human resources department, Canada Post.

Selain itu, menurut Esler, pihak departemen SDM pun terbebani dengan sistem-sistem legacy yang sulit berkomunikasi satu sama lain. Para manajer line-of-business juga kesulitan menggunakan sistem ini, sehingga proses penjadualan dan payroll serta employee management kurang mulus. Mau tak mau, langkah pembaruan perlu diambil. “Kami baru menyadari bahwa begitu banyak inefisiensi dari sistem legacy tersebut ketika kami menggantinya dengan solusi SDM yang lebih terintegrasi,” ujar Esler.

Canada Post akhirnya melirik SAP untuk memperbarui sistem HR-nya. Yang tak kalah penting, institusi bisnis plat merah ini juga memutuskan untuk mengintegrasikan sistem human capital management (HCM) ke dalam paket tersebut.

Kini, departemen SDM bisa melacak secara digital seluruh informasi ketrampilan ( skill ) yang dimiliki karyawan, menentukan prioritas pelatihan, penjadualan tenaga kerja dan penanganan sejumlah masalah kepegawaian lainnya. Selain itu, sejumlah fungsi SDM seperti payroll , yang tadinya dialihdayakan, kini kembali ke pangkuan Canada Post. Dari situ saja, perusahaan berhasil meraup penghematan jutaan dolar.

Perbaikan yang dilakukan Canada Post ketika menerapkan peranti lunak HCM memang wajar. Namun, potensi HCM sesungguhnya bisa lebih dari sekedar meningkatkan penghematan biaya dari sisi SDM, yakni menjadikan database karyawan sebagai peranti strategis untuk membangun teamwork yang kuat dan mendorong profit yang lebih besar bagi perusahaan.

Sayang, menurut Craig Symons, principal analyst dari Forrester Research, hal itu belum bisa dipenuhi solusi HCM. “HCM masih berada pada tahap paling dini. Hanya segelintir vendor yang benar-benar mengembangkannya saat itu,” imbuhnya.

Hal itu mungkin terlihat jelas dengan masih kecilnya pasar HCM. Menurut Gartner, pasar HCM hanya sekitar 1 miliar dolar AS. Cara pandang yang masih konvensional dari sebagian besar perusahaan terhadap bagian SDM dituding sebagai biang keladinya.

Selama ini, departemen HR selalu dipandang sebagai administrative cost center . Human Resource Management Systems (HRMS) yang mengotomatisasikan sebagian besar fungsi administrasi SDM dipandang sudah cukup memadai. Apalagi, tren untuk mengalihdayakan fungsi-fungsi administrasi SDM ke pihak ketiga juga masih kuat, sehingga banyak kalangan yang mempertanyakan peran strategis seperti apa yang bisa dilakukan suatu departemen SDM.

Namun, munculnya HCM setidaknya bisa mengubah pandangan tersebut dan memungkinkan departemen HR memainkan peran-peran yang lebih strategis. Aplikasi ini menjanjikan sajian informasi yang lebih mendalam mengenai ketrampilan dan kapabilitas leadership yang dimiliki seorang karyawan. Juga, informasi yang sangat penting untuk membantu perusahaan dalam menyusun perencanaan strategis dan membangun tim bisnis yang kuat. Namun, jalan mencapai itu masih panjang dan berliku.

Tak cuma menghitung gaji

Cakupan suatu solusi HCM terbilang cukup luas, antara lain perencanaan tenaga kerja, yang meliputi forecasting penambahan maupun perampingan tenaga kerja, dan akuisisi, yang meliputi rekrutmen tenaga kerja bantu atau paruh waktu. Selain itu, masih ada fungsi manajemen seperti pengelolaan pelatihan, kinerja dan perencanaan suksesi, serta fungsi pengoptimalan tenaga kerja, misalnya menempatkan orang yang tepat pada posisi yang tepat, serta waktu yang tepat pula. Seluruh fungsi tersebut umumnya di bawah kendali solusi HCM.

Namun, agar solusi ini bisa diimplementasikan dengan baik, dibutuhkan kolaborasi yang erat antara pengelola TI dengan pengelola HR. Seperti dikatakan direktur riset Gartner, Jim Holincheck, pihak pengelola TI, misalnya CIO, perlu mendukung eksekutif HR dalam hal bagaimana teknologi bisa mengontribusi pada departemennya. “Peluang dari perspektif teknologi ini seringkali tidak disadari para pengelola HR,” katanya.

Ketika suatu perusahaan mengambil keputusan untuk mengimplementasikan solusi HCM, hal pertama yang perlu dilakukan sang CIO adalah duduk bersama-sama dengan pengelola HR mendiskusikan seputar masalah kepegawaian perusahaan. Sebagai contoh, keahlian seperti apa yang dimiliki karyawan, kemajuan karir seperti apa yang akan mereka dapatkan, jadual pelatihan, dan seterusnya. “Informasi-informasi semacam itu membantu para manajer mengambil keputusan yang tepat mengenai karyawan dan tugas apa yang harus dikerjakannya,” ujar Symons dari Forrester.

Pembicaraan selanjutnya adalah bagaimana data-data mengenai karyawan itu diolah lebih lanjut untuk menghasilkan business value yang nyata bagi perusahaan. Tujuannya adalah untuk mendapatkan satu repository atau tempat penyimpanan yang berisi informasi seluruh karyawan, sehingga memungkinkan melakukan fungsi analisis tenaga kerja.

Selain itu, sebuah portal korporat, dimana para karyawan dan manajernya dapat melihat data kepegawaiannya sendiri, seperti informasi jaminan kesehatan ( medical benefit ), jatah cuti, peluang e-learning dan evaluasi kinerja terkini juga perlu mendapat prioritas, ujar Symons. Hal itu, selain memangkas pengeluaran administrasi SDM, juga akan memperjelas manfaat dari suatu solusi HCM.

Penerapan solusi SDM lazimnya dimulai dari the biggest areas of pain yang dialami perusahaan. Symons memberikan contoh, jika suatu perusahaan mengalami pertumbuhan yang pesat, sehingga kebutuhan tenaga kerja meningkat, perusahaan tersebut mungkin akan fokus dulu pada solusi talent management dan rekrutmen.

Hal semacam itu sempat dialami oleh sebuah perusahaan jasa properti di AS, LandAmerica Financial Group Inc. Sejak tahun 2000, perusahaan yang memiliki 12.000 karyawan ini pendapatannya meningkat dari 1,8 miliar dolar AS menjadi 3,4 miliar dolar AS, dan dalam kurun waktu tersebut mengakuisisi sejumlah perusahaan.

Sejalan dengan pertumbuhan itu, seperti diungkapkan oleh Carol Andersen, senior vice president and director of talent and learning resources , LandAmerica, pihak perusahaan ingin memanfaatkan aset SDM-nya untuk secara efektif menyampaikan berbagai produk dan layanan ke kastamer.

Upaya penggelaran HCM di LandAmerica dimulai tahun 2003, diawali dengan diluncurkannya program talent management yang bertujuan menilai kekuatan dan kelemahan perusahaan secara keseluruhan. Karyawan pada posisi manajerial menjadi subyek pertama yang digunakan Anderson. Menurut dia, jumlah karyawan dari kelompok ini cukup tinggi, dan perusahaan akhirnya menyadari bahwa pihaknya memerlukan teknologi untuk melihat data-data mengenai kelompok ini lebih rinci. Misalnya, bagaimana para manajer mencapai business goals -nya dan apakah para eksekutif itu sudah sejalan dengan nilai-nilai korporat.

Departemen TI LandAmerica secara bertahap mulai membangun sistem HCM, dimulai dengan membangun sebuah sistem proprietary berskala kecil berbasis teknologi SQL. Awalnya memang sederhana, para manajer cukup mengetikkan teks dan sistem akan menampilkan data kasar mengenai ketrampilan karyawan, kenang Andersen. Namun, pada akhirnya, LandAmerica memutuskan menggunakan solusi HCM yang lebih baik buatan Softscape Inc.

Saat ini, Anderson tengah berupaya mengonlinekan sistem performance and talent management -nya untuk seluruh 12.000 karyawannya, yang ditargetkan selesai pada tahun 2007. Juga menggelar fungsi-fungsi HCM tahap berikutnya, yang antara lain meliputi sistem assessment untuk 300 top leaders dan manajer di tahun 2006.

Anderson berharap upaya itu akan membuat pengelolaan pengembangan karyawan menjadi lebih baik, dan nantinya berdampak positif terhadap pertumbuhan perusahaan. Namun, seperti diakuinya, solusi HCM tersebut belum sepenuhnya sesuai harapan. Ia menginginkan sebuah fungsi yang bisa memberikan data karyawan di suatu wilayah yang membutuhkan pelatihan tertentu. “Dengan informasi itu, kami bisa mengasah ketrampilan dan membuat pelatihan yang lebih focus, sehingga kapabilitas manajer kami pun lebih baik. Hal itu tentunya berdampak positif pada kinerja perusahaan,” imbuhnya.

Belum end-to-end

Salah satu perusahaan yang sudah menikmati manfaat strategis dari keberhasilan implementasi HCM adalah WellPoint Inc., salah satu perusahaan asuransi kesehatan terbesar di AS. Bagi departemen SDM perusahaan yang memiliki karyawan sekitar 38.000 orang dan pendapatan 37 miliar dolar AS itu, HCM sudah menjadi andalan sejak tahun 1998.

Menurut Chuck Moore, vice president of human resources information systems, WellPoint Inc, sebelum diterapkannya HCM, perusahaannya menderita kerugian 60 juta dolar per tahun akibat tingginya tingkat turnover karyawan. “ Employee churn memang menjadi masalah bagi kami ketika itu,” tuturnya.

Akhirnya, WellPoint memutuskan untuk menerapkan peranti lunak HCM buatan PeopleSoft. Namun, secara bersamaan, pihak perusahaan juga melakukan pendekatan ke karyawan untuk mengidentifikasi apa saja permasalahannya, misalnya berbicara dengan kalangan manajer yang membutuhkan pelatihan tambahan, atau memastikan bahwa perusahaan tidak kehilangan ketrampilan yang dibutuhkan bersamaan dengan berpindahnya sejumlah karyawan. Data itu kemudian dimasukkan ke dalam repository dan dianalisis. Berdasarkan informasi yang dihasilkan sistem itulah perusahaan mengambil langkah-langkah yang diperlukan.

Selain menambah pelatihan, WellPoint juga menerapkan bonus bagi para manajernya berdasarkan pengurangan turnover . Perusahaan juga mengadakan survei di kalangan karyawannya, mulai dari masalah kepuasan kerja sampai pada persepsi mereka mengenai HR. Informasi dari survei itu dimanfaatkan para eksekutif sebagai dasar perubahan-perubahan prosedural yang berlaku di perusahaan.

Sebagai contoh, salah satu hasil survei mengungkapkan bahwa karyawan merasa memiliki peluang peningkatan karir yang terbatas, karena adanya aturan yang mengharuskan mereka mendapatkan persetujuan dari manajernya untuk mengajukan permohonan pindah tugas di dalam lingkungan perusahaan. Setelah peraturan diubah, promosi di kalangan internal meningkat sekitar 15 persen, dan dalam tiga tahun, tingkat churn karyawan berkurang setengahnya, aku Moore .

Sejalan dengan pertambahan karyawan (dari 7,000 orang di tahun 1997 hingga 38,000 orang di tahun 2004), WellPoint pun menambah sejumlah modul ke sistem HCM, antara lain sistem pengaturan benefit secara self-service , portal karyawan dan peranti lunak succession planning.

WellPoint memang membutuhkan waktu cukup lama untuk memetik keberhasilan dari penggelaran solusi HCM-nya. Penyesuaian maupun integrasi solusi cukup banyak dilakukan. Sebagai contoh, untuk modul succession planning , WellPoint harus mencari dari vendor lain, karena PeopleSoft sendiri tidak menyediakan solusi tersebut.

Permasalahan seperti itu, agaknya juga bakal dijumpai perusahaan-perusahaan lain yang ingin menerapkan solusi HCM end-to-end . Seperti dikatakan Symons dari Forrester, saat ini boleh dikatakan belum ada satu vendor pun yang bisa menyediakan HCM end-to-end . “Perusahaan-perusahaan penyedia ERP sendiri sebenarnya secara tradisional adalah penyedia sistem HRMS, dan juga sudah menambahkan modul-modul HCM ke dalam sistemnya. Namun, modul-modul itu tidak sematang seperti yang disediakan pemain lain (spesialis HCM),” imbuhnya.

Memangkas Biaya

Pemangkasan biaya ini bisa menjadi tawaran yang memikat bagi para pengambil keputusan. Sulit untuk membantah bahwa peranti lunak HCM bisa menjadi peranti pemangkas biaya yang berharga, seperti menghemat biaya dengan menggelar program e-learning dan merampingkan operasi HR, misalnya payroll dan pengawasan.

Hal itu dialami sendiri oleh Canada Post. Selain membangun portal yang memungkinkan karyawan mengelola sendiri sejumlah benefit yang diberikan perusahaan, Canada Post juga mengembalikan pengelolaan payroll , yang tadinya dialihdayakan, kini dilakukan secara in-house . Biaya alihdaya dipangkas, departemen payroll pun lebih ramping 20 persen. Selain itu, adanya jaringan online secara nasional, dimana para manajer di Canada Post memiliki cara yang seragam untuk melacak upah lembur dan absen karyawan, membuat perusahaan bisa memangkas pengeluaran sekurangnya 9 juta dolar AS per tahun sejak sistem HCM pertama kali diterapkan tahun 2003.

Manfaat strategis solusi HCM mungkin belum sepenuhnya bisa terwujud, karena peranti lunak HCM sendiri masih terus dalam proses pematangan. Perusahaan-perusahaan yang akan maupun sudah menerapkan solusi HCM sementara harus cukup puas hanya dengan cost saving . Para CIO juga harus berpikir dua kali untuk melakukan investasi yang jumlahnya mungkin cukup signifikan, baik dari segi biaya maupun waktu. Tapi, kalau saving yang bakal dihasilkannya cukup signifikan, ya kenapa tidak? cin/aa